Databehandleravtale for eiendomsmeglerforetak

Behandlingsansvarlig bestemmer formålet med og midlene for behandlingen av personopplysninger i sine egne salgsoppdrag. Databehandler behandler opplysningene på Behandlingsansvarliges vegne innenfor rammen av tjenesten.

Fotografen som utfører oppdraget er en selvstendig part med eget avtaleforhold både til Behandlingsansvarlig og til Databehandler. Denne Avtalen regulerer ikke forholdet mellom Behandlingsansvarlig og fotografen — det må reguleres særskilt mellom dem. Behandlingsansvarlig beholder ansvaret for eget behandlingsgrunnlag, for informasjon til de registrerte og for at instruksene som gis er lovlige, også ved indirekte bruk.

Databehandler lagrer, prosesserer og formidler bildemateriale og tilhørende opplysninger knyttet til Behandlingsansvarliges salgsoppdrag. Behandlingen varer så lenge materialet er tilgjengelig i tjenesten, med tillegg av tiden som kreves for sletting etter punkt 10.

Behandlingen omfatter oppdragsopplysninger (eiendomsadresse, oppdragstittel, kontaktinformasjon til mottakere av bildene) og bildeinnhold. Bildeinnhold kan utilsiktet inneholde opplysninger om personer som er avbildet eller identifiserbare gjennom omgivelsene i den fotograferte eiendommen.

Registrerte er boligselgere og andre beboere, Behandlingsansvarliges ansatte og kontaktpersoner, og mottakere av delingslenker.

Agens er selvstendig behandlingsansvarlig for egne konto- og avtaleforhold, egen sikkerhetsstyring og frivillig produktanalyse. Disse formålene beskrives i personvernerklæringen og inngår ikke som nødvendige instrukser i denne avtalen. Aksept av databehandleravtalen gir ikke samtykke til produktanalyse. Hver bruker må velge analyse i den enkelte nettleseren; valget omfatter ikke gallerimottakere.

Kunden gir ingen generell instruks om å kopiere produksjonsdatabasen eller kundens innhold til produktanalyse. Kundens valgte funksjoner og dokumenterte instrukser avgrenser behandlingen på kundens vegne.

Databehandler behandler personopplysninger utelukkende etter dokumenterte instrukser. Denne Avtalen, sammen med de valgene som gjøres i tjenesten av Behandlingsansvarlig eller av fotografen på Behandlingsansvarliges vegne, utgjør de samlede instruksene. Mener Databehandler at en instruks er i strid med personvernregelverket, varsles Behandlingsansvarlig uten ugrunnet opphold.

Databehandler sikrer at personer med tilgang til personopplysningene er underlagt taushetsplikt, enten avtalefestet eller lovpålagt. Taushetsplikten gjelder også etter at avtaleforholdet er avsluttet.

Databehandler gjennomfører egnede tekniske og organisatoriske tiltak etter artikkel 32. Tiltakene omfatter kryptering under overføring (TLS) og ved lagring, tilgangsstyring med rollebasert kontroll, at bilder kun deles gjennom tidsbegrensede lenker uten permanente offentlige URL-er, logging av administrative handlinger, og regelmessig sikkerhetskopiering.

Behandlingsansvarlig gir generell forhåndsgodkjenning til bruk av underdatabehandlere. Databehandler inngår avtale med hver enkelt som pålegger tilsvarende forpliktelser som følger av denne Avtalen, og er ansvarlig for underdatabehandlerens utførelse.

Oppdatert oversikt er tilgjengelig på bildedropp.no/underdatabehandlere. Ved endringer varsles Behandlingsansvarlig minst 30 dager før endringen trer i kraft, og kan innen fristen protestere mot den.

Fristen gjelder endringer i underdatabehandlerkjeden for behandling på kundens vegne, også når en av våre underdatabehandlere endrer sine leverandører. Agens skal sikre at kunden får hele varslings- og innsigelsesfristen før den berørte endringen gjennomføres.

Leverandører for Agens’ egen frivillige produktanalyse omfattes ikke av denne varslingsordningen for kundens behandling. Slike endringer vurderes av Agens og håndteres etter personvernerklæringen og kravene til informasjon og samtykke. Dette forkorter ikke allerede avtalte frister eller rettigheter for tidligere behandling.

Følgende leverandører benyttes per avtaledato. Rollen gjelder den beskrevne behandlingen; leverandører for Agens’ egne formål omfattes ikke av kundens instruks:

• Amazon Web Services EMEA SARL — Lagring av bilder, bildeprosessering, sikkerhetskopi og utsending av e-post. EU — eu-north-1 (Stockholm) for primærlagring, med skrivebeskyttet sikkerhetskopi i eu-west-1 (Irland). Levering skjer via CloudFront med globale edge-noder. Underdatabehandler for kundens innhold; også databehandler for Agens’ konto- og driftsformål.
• Neon — Databasetjeneste for metadata om gallerier, kontoer og delingslenker — blant annet tittel, eiendomsadresse, filnavn og statistikk. Selve bildefilene lagres ikke her, bare referanser til hvor de ligger.. EU — eu-central-1 (Frankfurt) Underdatabehandler for kundens metadata; også databehandler for Agens’ konto- og personvernadministrasjon.
• OpenAI Ireland Ltd. — Automatisk innholdskontroll av bilder som lastes opp på gratisplanen. En nedskalert kopi sendes til modererings-API-et og brukes kun til denne kontrollen — aldri til modelltrening. Bilder fra betalte abonnementer sendes ikke til OpenAI.. EØS-motpart (Irland). Behandlingen kan skje på infrastruktur utenfor EØS; overføringer sikres med EUs standardkontraktsklausuler. Innholdet lagres ikke etter behandling — modererings-endepunktet er unntatt fra OpenAIs misbrukslogging. Underdatabehandler ved automatisk innholdskontroll på gratisplanen.
• Mistral AI SAS — AI-forslag til mappeikoner: mappenavnet — som kan inneholde eiendomsadresse eller kundenavn — sendes til Mistrals språkmodell for å foreslå logo eller emoji. Selve bildene sendes aldri hit, og innholdet brukes ikke til modelltrening.. EU — fransk motpart, inferens på EU-infrastruktur (La Plateforme). Forespørsler kan lagres i inntil 30 dager for misbruksovervåking. Underdatabehandler for mappenavn ved forslag til mappeikon.
• Upstash — Mellomlagring (cache) og ratebegrensning. EU — primærregion eu-west-1 (Irland) Underdatabehandler for nødvendig tilgangskontroll; også databehandler for Agens’ drift.
• Stripe — Betalingsbehandling for abonnementer. EU/USA — overføringer dekket av Stripes databehandleravtale og SCC-er Leverandør for Agens’ kundeforhold. Stripe kan ha selvstendig ansvar for deler av betalingsbehandlingen.
• Sentry — Feilsporing og ytelsesovervåking. EU (de.sentry.io) Databehandler for Agens’ feilretting og sikkerhet; også underdatabehandler når diagnostikken gjelder kundens leveranse.
• PostHog, Inc. — Frivillig produktanalyse etter samtykke: utvalgte brukshendelser, tidspunkter og tilfeldige analyse-ID-er. Ingen bilder, filnavn, navn, e-postadresser eller private delingslenker sendes i den nye analysen. Ingen sesjonsopptak eller annonsering. Innsyn og sletting omfatter også relevante historiske analyseopplysninger; tidligere databasekopier krever særskilt oppfølging.. EU Cloud med primærlagring i Tyskland. Nettverk, support og øvrige leverandørfunksjoner kan innebære behandling utenfor EØS. Overføringsgrunnlag og garantier må dekke den konkrete behandlingen. Databehandler for Agens’ frivillige produktanalyse. Tidligere databasekopier vurderes separat etter opplysningenes faktiske rolle.
• Google Cloud EMEA Limited — Innlogging med Google-konto og — for kunder med arkivovervåking — omvendt bildesøk (Vision API) for å finne bilder som er gjenbrukt uten avtale. Overvåkingen sender en nedskalert kopi av leverte bilder til Vision, og kjøres bare for kunder som har funksjonen aktivert.. EØS-motpart (Irland) Underdatabehandler ved arkivovervåking med Vision. Google-innlogging gjelder Agens’ kontoadministrasjon og har egne vilkår.
• Slack Technologies Limited — Interne driftsvarsler til Bildedropp: nye registreringer, tilbakemeldinger, spørreundersøkelser, invitasjoner og abonnementshendelser. Varslene inneholder navn og e-postadresse, og legger ved bildene brukeren selv har lastet opp til en tilbakemelding.. EU/USA — overføringer dekket av Salesforces databehandleravtale og SCC-er Databehandler for Agens’ interne varsler og kundeoppfølging; ikke del av gallerileveringen.

Personopplysninger og bildeinnhold brukes ikke til å trene modeller for kunstig intelligens, verken av Databehandler eller av underdatabehandlere, uten Behandlingsansvarliges uttrykkelige skriftlige samtykke.

Bilder som sendes til automatisk innholdskontroll, behandles utelukkende for denne kontrollen. Det følger av avtalen med underdatabehandleren som utfører kontrollen at innholdet ikke brukes til modelltrening.

Databehandler bistår med å oppfylle plikter overfor de registrerte, herunder krav om innsyn, retting, sletting, begrensning og dataportabilitet. Mottar Databehandler en henvendelse direkte fra en registrert, videreformidles den til Behandlingsansvarlig for den delen som gjelder kundens behandling. Agens håndterer selv den delen som gjelder Agens’ egne formål.

Bistanden omfatter relevante leverandørkopier og historiske dataspor. En bestilt sletting er ikke en bekreftet sletting. Agens dokumenterer dekning, begrensninger og hva som gjenstår, og følger opp til forespørselen er ferdig behandlet.

Databehandler bistår videre med sikkerhet, avviksmelding og personvernkonsekvensvurderinger etter artikkel 32 til 36, tilpasset behandlingens art og opplysningene Databehandler har tilgang til.

Behandlingsansvarlig kan når som helst kreve at bildemateriale knyttet til egne oppdrag slettes eller utleveres i et alminnelig maskinlesbart format. Sletting fra aktiv lagring gjennomføres innen 30 dager, med mindre lagring er pålagt etter lov.

Bildesikkerhetskopien i Irland er adskilt fra tjenesten, kryptert og forbeholdt katastrofeberedskap. Sletting i tjenesten forplanter seg ikke dit. Kopien har en slettelås på minst 90 dager fra kopiering og ingen automatisk utløpsdato i dagens oppsett. Utløpt slettelås er derfor ikke bevis på at opplysningene er fjernet.

Agens skal følge opp sletting også av sikkerhetskopier og dokumentere en konkret sletteplan med frist, tekniske hindringer og ansvarlig. Behandlingsansvarlig skal få informasjon om begrensningene uten ugrunnet opphold. Dette gir ikke en generell rett til ubegrenset bevaring eller fritak fra sletteplikten. Opplysninger som er slettet eller sperret, skal ikke tas tilbake i vanlig bruk ved gjenoppretting. Særskilte instrukser avtales særskilt og kan ikke tilsidesette de registrertes rettigheter.

Behandlingsansvarlig oppfordres til å rette slike krav gjennom fotografen som eier oppdraget, siden det er fotografen som administrerer materialet i tjenesten. Krav rettet direkte til Databehandler behandles like fullt.

Databehandler varsler uten ugrunnet opphold etter å ha blitt kjent med et brudd som berører Behandlingsansvarliges opplysninger, og gir de opplysningene Behandlingsansvarlig trenger for å oppfylle sin egen meldeplikt etter artikkel 33.

Databehandler gjør tilgjengelig den informasjonen som er nødvendig for å vise at pliktene i artikkel 28 er oppfylt, og muliggjør revisjon utført av Behandlingsansvarlig eller en revisor Behandlingsansvarlig utpeker. Revisjon varsles i rimelig tid og gjennomføres slik at driften forstyrres minst mulig.

Leverandøroversikten angir primær lagring. Nettverk, support og andre deler av behandlingen kan innebære behandling utenfor EØS. Agens skal bare overføre personopplysninger på kundens vegne etter dokumentert instruks og med gyldig overføringsgrunnlag etter personvernforordningens kapittel V. Kunden kan be om informasjon og kopi av relevante garantier på hei@bildedropp.no.

Avtalen gjelder så lenge Databehandler behandler personopplysninger knyttet til Behandlingsansvarliges oppdrag. Ved vesentlige endringer publiseres en ny versjon, og tidligere versjoner forblir tilgjengelige.

Avtalen er underlagt norsk rett. Tvister søkes løst i minnelighet; oppnås ikke enighet, er Oslo tingrett verneting.